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湖南大学校办公楼会议室管理规定(行字〔2019〕18号)

第一条 学校办公楼会议室是学校举行会议和公务活动的重要场所。 为进一步加强规范化管理, 提高使用效率, 更好地提供优质服务, 制定本规定。

第二条 会议室使用范围

学校办公楼现有 4 个中型会议室和 2 个小型会议室, 仅供学校举行会议和开展公务活动使用, 原则上不提供由各单位主办或承办的有偿活动使用, 由校办公室负责统一管理和协调使用, 其分布及使用范围如下:

一会议室(304 室, 多媒体, 31 座) :主要用于召开党委常委会以及校领导召集的有关专题会议等。

二会议室(335 室, 多媒体, 43 座) :主要用于召开校长办公会、 视频会议、 上级领导机关及兄弟单位领导同志来校考察、检查、 调研举行的会议, 学校重要活动、 重要接待以及对外交流等。

三会议室(327 室, 8 座) :主要用于校领导召集的有关专题会议及临时安排的小型会议等。

接待室(310 室, 12 座) :主要用于学校规模较小的重要活动、 重要接待以及对外交流等会议。

205 会议室(多媒体, 66 座) :主要用于学校规模较大的重要活动和重要接待, 机关各部、 处召开的相关工作会议等。

108 会议室(39 座) :主要用于机关各部处召开的相关工作会议, 对口接待校外单位等。

第三条 会议室使用时间

上午 8: 00---11: 30 下午 14: 30---17: 30

第四条 会议室借用程序

(一) 使用单位申请

1.校内各单位使用会议室, 需提前通过办公自动化系统向校办公室预约申请(大型会议提前 5 天, 一般会议提前 2 天), 申请的主要内容包括会议内容、 规模、 使用时间、 场地要求等情况。

2.因未办理申请登记手续、 申请登记不及时或不明确而造成会议延误等后果, 由会议承办单位负责。

(二) 校办公室审批安排

1.校办公室根据各单位的借用需求, 结合“校领导一周工作安排” 统一安排会议室。

2.若各单位预定的会议室与学校临时安排的重要会议发生冲突, 由校办公室负责统筹协调, 使用单位须服从校办公室统一调度。

3.优先审批原则: 列入学校年度工作计划的会议优先审批;全校性会议优先审批; 外事及涉港澳台活动优先审批; 上级领导机关考察、 检查、 调研优先审批; 学校临时安排的重要会议优先审批。

(三) 使用会议室

1.使用单位自主开展会前准备、 会议管理等会务工作。

2.任何单位不得超越申请范围使用未经审批的会议室。

3.使用单位不得外借会议室内仪器设备及桌椅等物资。

4.申请单位因故取消使用会议室, 应至少提前一天告知校办公室, 以免影响其他单位借用会议室。

(四) 会议室用后验收

校办公室对各会议室进行会后验收。

第五条 会议室使用管理职责

(一) 校办公室职责

1.负责校办公楼会议室的审批和统一调度。

2.负责校办公楼会议室及附属设备设施的日常管理与维护。协调实验室建设与设备管理处、 后勤与房地产管理处、 校园信息化建设与管理办公室、 后勤服务总公司等相关部门做好会议室房屋、 设备维护、 维修和保洁工作。

3.负责校办公楼会议室的茶水准备。

(二) 使用单位职责

1.负责会场布置、 设备调试、 接待、 茶水服务、 会议记录等具体会务工作。

2.使用会议室时, 遵守公共礼仪, 维护办公环境, 避免影响会议室周边单位及工作人员的正常工作。

3.使用会议室时, 做好会议室的防火、 防盗、 用电等安全工作。 爱护会场设备, 不得外借、 挪用或带出室内设备, 使用单位如有损坏或丢失会议室设备设施及配置物品, 应原价赔偿或重置。

4.会议室使用完毕, 做好会后清理工作, 撤除横幅等标语标牌, 将设备设施摆放整齐, 关闭所有设备、 电源及门窗, 并与校办公室交接, 做好会后验收工作。

第六条 各单位使用会议室必须遵守上述有关管理规定, 对于不按规定使用会议室的单位, 校办公室将酌情限制其申请使用会议室。

第七条 本规定自公布之日起实施。 由校办公室负责解释。

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