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湖南大学文献资源采购实施细则
 
第一章 总则
第一条 为保障湖南大学文献资源建设科学、有序地进行,规范采购行为,节省经费开支,提高投资效益,理顺关系,明确分工,增大透明度,加强文献资源采购可操作性,根据《中华人民共和国招投标法》和《湖南大学国有资产管理办法》,制定本细则。
第二条 本细则适用于全校各单位文献资源采购过程,本细则适用的经费范围包括学校下拨各单位图书资料经费、学科建设经费中的图书资料费以及学院自筹图书资料经费。
 
第二章 组织管理
第三条 为加强对文献资源采购的组织领导,学校在仪器设备采购合同专业组增设文献资源采购副组长单位,组长为分管校领导,副组长为图书馆负责人,成员由实验室与资产管理处、计划财务处、纪委监察处、审计处、校工会、项目单位负责人组成,按照《湖南大学合同管理办法(修订稿)》(湖大校办发[2004]16号)执行。
第四条 图书馆在学校合同管理领导小组指导下,负责组织管理全校文献资源的招标及采购工作,按照《<湖南大学合同管理办法>补充规定》对外签订全校的文献资源采购相关协议及合同。
 
第三章 招投标管理
第五条 文献资源投标单位必须是工商行政管理部门注册的文献资料经营企业,提供的文献资料必须是合法出版物,投标文件应对当时招标文件提出的实质性要求和条件作出明确的响应。
第六条 评标是整个招标过程的关键环节,必须坚持“公开、公平、公正”的原则;要求标书封装完整,当众拆封;评标、定标可采用不记名形式投票,少数服从多数的原则,也可根据服务、价格、质量、信誉度等考核指标打分择优定标,尽量做到物美价廉。
第七条 凡涉及投标、招标的人员,都有义务进行保密,不准徇私舞弊,不准泄漏招标具体内容以及供货商的各项信息,更不准采购人员有违反招标法的事件发生,不准收受投标单位任何形式的回扣,违者按违纪处理。
 
第四章 采购管理
第八条 学校文献资源采购的类型包括:中文图书、中文报刊、外文图书、外文报刊、数字资源(文献数据库)、非书资料(磁带、影音光盘等)。实行“统一领导,分类采购,集体招标,统一编目,分散存放”的管理模式。
第九条 图书馆每年要根据本馆和各学院的预算经费,编制年度文献资源采购计划,然后根据采购计划制定采购任务。
第十条 文献资源采购方式一般有公开招标、邀请招标、建设性谈判、单一来源采购、采购备案方式。文献资源的出版发行有其特殊性,需要根据不同的文献类型的特点,采取不同的招标采购方式,做到既符合学校关于物资采购管理的原则精神,又能保证文献资源采购的连续性和完整性。
中文图书具有出版发行市场周期短,时效性、随机性和不确定性较强,售后服务要求较高的特点,学校每年需要采购的中文图书数量大、种类多、专业性强。其集中采购方式确定为“邀请资格招标”方式,可多家中标,每年进行一次;其小额零星采购方式确定为“采购备案”方式。
外文图书属于涉外文献,由国家专控发行渠道,具有发行周期短,定价变化大,订购采购周期长,服务要求高的特点,且每年采购量较小。其集中采购方式确定为“邀请资格招标”方式,可多家中标,每两年进行一次;其小额零星采购方式确定为“采购备案”方式。
中文报刊具有发行周期长、种类多且连续性强的特点。分为“邮发”、“非邮发”和“自办发行”。其中“邮发”报刊市场已逐渐放开,除了邮政系统外,极少数供应商也可进行中文报刊发行,由于中文报刊特点,需要持续、稳定、专业的服务,因此其采购方式确定为“建设性谈判”,可根据其服务情况通过谈判确定1到2家发行商;“非邮发”和“自办发行”报刊都属于“单一来源”产品,其采购方式确定为“单一来源采购”方式。采购小组每年根据学校中文报刊订单情况,直接向对应的供应商发送订单,签订供货合同。
外文报刊属于涉外文献,由国家专控发行渠道,具有发行周期长、连续性强等特点,分为原版刊和授权复制刊两种,其中原版刊可由多家发行商发行,而授权版权刊属于“单一来源”产品,由不同发行商发行不重复的品种。由于外文报刊价格昂贵,学校每年订购种类不多,但是对外刊的连续性和到刊率要求较高。外文原版报刊采用 “邀请资格招标”的采购方式,可多家中标,每两年进行一次;授权复制刊采用“单一来源采购”方式。外文报刊的初订、续订、停订都需要广泛征求学校读者建议,并提供每年的外刊订购报告。
数字资源基本上都是“单一来源”产品。国外数据库的引进大多由“中国高等教育文献保障系统(CALIS)”管理中心牵头,代表国内所有成员馆同外商进行商务谈判,实行成员馆自愿参加、共同出资的集团采购方式购买;一部分数据库由湖南省高校图书情报工作委员会和湖南省高校数字图书馆组织湖南高校图书馆集团采购,其采购方式基本和CALIS团购方式相同;小部分由学校和数据库出版商通过谈判单独购买。全国或省内组团购买的数字资源采用“单一来源采购学校备案”的方式;自购数字资源采用“建设性谈判”的采购方式。数字资源初订时需组织试用并出具试用报告,采购小组在征求读者意见后对计划采购资源进行评估,出具资源评估报告,如有需要购买则参加团购或单独购买,并签订购买合同;根据数字资源年度使用效益确定是否续订,如有续订需求则同样采取团购或单购的方式续订。非书资料不同于其它文献,没有集中的代理商或者销售商,采购量也较少,基本是零星采购,采用“备案采购”的方式,单次采购金额超过一万元需签订临时采购合同。
第十一条 学院中外文图书采购原则上需要在图书馆统一招标后具有资格的供应商处购买,由于学院所需图书资料专业性较强,有时需要在专业供应商或出版商处购买图书,需预先在采购小组备案,如学院委托图书馆代为采购,需提供包含书名、著者、出版社、ISBN号、价格、复本量信息的订单并由学院主管领导签字认可;中文报刊由学院自行订购,在订购完成后学院需将中文专业报刊的订购清单上报到图书馆统一备案;外文报刊由学院自行订购,学院订购外文报刊前一个月需将订单上报图书馆采购小组,以便及时进行订购查重,避免重复订购;图书馆鼓励学院自行订购相关专业数字资源,但学院订购前需向图书馆上报采购计划,若确定采购后,图书馆可以给予额度不等的经费补助,采购方式遵照本细则第十条有关规定执行,且所购数字资源供全校读者使用。
第十二条 学院超过一万元人民币的文献资源大额采购,需要先向图书馆上报购买计划,批准后方可在招标后有资格的供应商处或者专业供应商处购买。
第十三条 以上所有文献资源采购,各使用单位都需做好当年文献资源利用情况和供应商服务的考察评估工作,作为下年度文献资源招投标的重要依据。
 
第五章 验收报账管理
第十四条 通过招标购买的各类文献资源,按实洋付款。
第十五条 各单位在使用经费范围中新购的中外文图书以及非书资料,须在图书馆进行验收、统一编目和数据登记,凭发票、图书验收清单、固定资产验收单,经学院和图书馆领导签字后,方可到计财处报账。
第十六条 各单位的中外文报刊在订购当年,凭发票、订购清单,经单位领导签字并到图书馆登记备案后,方可到计财处报账,当年不形成固定资产;在上年度报刊(不含报纸)下架装订后,当年报刊订购之前,应填写固定资产验收单(金额为期刊装订费与已装订期刊上年度订购费之和),上报图书馆登记备案后,方可到计财处报销装订费。
第十七条 各单位在使用经费范围中新购的数字资源,须在图书馆登记备案、上网开通后,凭发票、购买协议或合同、固定资产验收单,经学院和图书馆领导签字后方可到计财处报账。
第十八条 各单位文献资源报账后,由图书馆按季度将所有固定资产验收单汇总,统一上报实验室与资产管理处和计划财务处,形成学校固定资产。
 
第六章 附则
第十九条 本细则自印发之日起施行,原《湖南大学图书资料采购管理办法》(湖大行字[2002]124号)和《湖南大学院系图书统采统编实施细则》(湖大校办发[2003]18号)同时废止。
第二十条 本细则由湖南大学仪器设备采购合同专业组文献资源采购副组长单位负责解释。

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